Copyright © Shaun R. Fawcett

Det er ganske forbløffende, hvor ofte forretningsfolk undlader at følge grundlæggende retningslinjer, når det kommer til at skrive deres business korrespondance. Det kunne forklare, hvorfor så mange mennesker kommer til min skrivning hjælp websteder søger hjælp med deres business brevskrivning. Lige som virksomheder skal være fokuseret og effektiv til at trives og lykkes, så også gør det primære værktøj for de fleste virksomheder — forretningsbrev.

Følgende er en række tips og retningslinjer, som jeg har kompileret mens læser og skriver mange hundredvis af breve over tidligere 25 + år.

1. begrænse dem til én side

Pr. definition, bør forretningsbreve være kort og til punktet, fortrinsvis én side i længden. Undersøgelser har vist, at travle forretningsfolk ikke kan lide at læse ud over den første side, og faktisk forsinker læse længere breve. Så, hvis du ikke ønsker dit brev at samle støv i en kurv, holde det så kort som muligt.

2. være læservenlige

Forsøge altid at fokusere på behovene hos læseren og gøre en indsats for at se tingene fra deres perspektiv. Sætte dig selv i deres stilling og forestille sig hvordan det ville være for dig at modtage brevet. Enhver kan gøre dette, da vi er alle “kunder” i nogle andre forretninger i en del af vores liv.

3. holde tonen formel og faktuelle

Generelt, bør den tone og indhold af forretningsbreve formelle og faktuelle. Følelser har ikke et sted i forretningsbreve. Så undgå sætninger som “vi føler” og bruge “vi tro” eller “os” i stedet. En hjertelig, venlig tilgang er fint. Bare holde det saglige, men undgå alt for formelle udtryk som “heretofor”, “pr”, “hermed”, osv.

4. nøje planlægge din brev

Før du skriver brevet, tage et par minutter til at liste alle de specifikke punkter du skal dække. Nogle gange kan det endog betyde et telefonopkald til modtageren eller hans/hendes selskab for at bekræfte et bestemt punkt. Husk, at formålet med bogstavet er at binde alle detaljer om emnet ved hånden, så at flere breve ikke behøver at være skrevet frem og tilbage.

5. gør det klart, koncist og logiske

Brug en klar og direkte skrivestil, der bruger enkle ord og sætninger, ligetil. Sørg for at dit flow følger en logisk progression, først at identificere de vigtigste emne, udarbejde på det, og derefter trække den logiske konklusion.

6. nøjagtighed og aktualitet er nøglen

Ifølge deres natur skal forretningsbreve være nøjagtig og rettidig. De har næsten altid finansielle implikationer og relaterede virkninger på andre virksomheder og/eller mennesker. Dobbelttjekke alle de fakta, der fremgår af brevet, og sørg for, at eventuelle fremtidige datoer angivet give andre tilstrækkelig tid til realistisk fuldføre hvad der forventes af dem.

7. forvise tekniske detaljer til vedhæftede filer

Det er ofte nødvendigt at medtage detaljerede tekniske oplysninger som en del af en virksomhed letter pakke. I sådanne tilfælde skal du bruge den vigtigste bogstav som et følgebrev, der lister og kort forklarer og henviser til de vedlagte (eller lukkede) dokumenter.

8. Brug ikke-diskriminerende sprog

Sørg for at du undgår sprog, der er specifikke for køn, race eller religion i alle forretningsbreve, enten til andre virksomheder, eller til kunder. For eksempel, bruge “arbejdsstyrken” i stedet for “manpower”, eller “formanden” snarere end “formanden”. De fleste stil guider indeholder detaljerede lister over de stødende termer og nogle foreslog erstatninger.

9. fjerne overflødige ord og sætninger

Der er visse ord og sætninger, som man ofte ser i business korrespondance, der har tendens til at gøre sproget mere kompliceret og besværligt end nødvendigt. For eksempel, i stedet for udtrykket “på trods af, at” bruge “selv”, eller i stedet for “i den normale forretningsvilkår” bruge “normalt”. Der er mange sådanne overflødige sætninger, så gennemgå dit brev og fjerne dem.

Hvis du kører enhver type virksomhed i hvilken virksomhed bogstaver er vigtigt kommunikationsværktøjer, ville du gøre klogt i at tage nøje agt af ovennævnte tips og råd. Husk, business korrespondance, at du er en direkte afspejling af den samlede produkter og/eller tjenester, der tilbydes af din virksomhed. Dårligt skrevet, amatøragtig og sjuskede forretningsbreve vil helt sikkert resultere i mistet salg.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *